.png)
Stel: je organisatie beheert 30 miljoen documenten. Jaren aan besluiten, correspondentie, dossiers en bijlagen. Een enorme hoeveelheid waardevolle informatie. Maar wat heb je eraan als je niet kunt vinden wat je zoekt?
Een document in het Document Management Systeem. Een belangrijke bijlage in een mailbox. Een besluit in een vergadermap. En misschien nog een relevante versie op een fileshare.
Binnen organisaties staat informatie vaak verspreid over verschillende systemen. Dat is logisch: medewerkers werken nu eenmaal met de middelen die het beste bij hun proces passen. Maar zodra je informatie nodig hebt, kan dat leiden tot een digitale speurtocht. En hoe groter de hoeveelheid informatie, hoe lastiger het wordt om precies dat ene document boven tafel te krijgen.
Zoeken op betekenis
Een traditionele zoekfunctie zoekt vaak naar exacte woorden in bestandsnamen of documenten. Maar wat als je niet meer precies weet hoe het document heet? Of als dezelfde informatie in verschillende documenten anders wordt omschreven? En welk document is nu precies de laatste versie?
Met semantisch zoeken kun je zoeken op betekenis en context. Je vindt ook informatie waarin de exacte woorden niet staan, maar wel de relevante antwoorden op jouw zoekvraag. Anders omschreven, maar met dezelfde betekenis. Toegankelijk Archiveren gebruikt AI en natuurlijke taalverwerking om relevante informatie uit verschillende bronsystemen bij elkaar te brengen.
Zoeken kan bijvoorbeeld binnen:
- DMS’en;
- fileshares;
- Office 365;
- vergaderomgevingen;
- bestaande archieven.
Semantisch zoeken kan ook gebruik maken van taxonomieën om informatie binnen een juridische of organisatorische context te vinden. En de zoekantwoorden uitlegbaar en herleidbaar te maken.
Meer overzicht, minder zoektijd
Toegankelijk Archiveren helpt niet alleen bij het vinden van losse documenten. Het helpt ook bij het samenbrengen van relevante bescheiden in dossiers, inclusief tijdslijnen. En informatie kan logisch en compact worden samengevat.
Dit alles geeft sneller antwoord op vragen als:
- Welke documenten horen bij dit onderwerp?
- Welke besluiten zijn genomen?
Welke informatie staat in de verschillende bronnen?
Hoe heeft een dossier zich in de loopt van de tijd ontwikkeld?
Met Toegankelijk Archiveren besteden medewerkers zo veel minder tijd aan zoeken en meer tijd aan beoordelen en handelen. Een goede informatiehuishouding begint tenslotte bij één simpele vraag: kunnen we vinden wat we nodig hebben, wanneer we het nodig hebben?
Ontdek Toegankelijk Archiveren
Benieuwd hoe jouw organisatie informatie uit systemen sneller vindbaar kan maken?
Bekijk de productkaart Toegankelijk Archiveren
Of neem vrijblijvend contact op via result@y.digital of 030-2074274.
.png)