Een overvol archief? Zo krijg je weer grip op je documenten

Waarom opschonen zo lastig is

Documenten verzamelen gaat vanzelf, maar opschonen kost veel tijd. Vaak is niet duidelijk:

• welke documenten bewaard moeten blijven;
• welke bestanden dubbel of verouderd zijn;
• waar documenten precies staan;
• hoe lang informatie bewaard moet worden;
• wie verantwoordelijk is voor het beheer.

‍

Daardoor blijven bestanden vaak jarenlang staan. Medewerkers zijn veel tijd kwijt aan zoeken en lopen het risico met verouderde of onvolledige informatie te werken.

‍

Voor overheidsorganisaties komt daar de wet- en regelgeving bij. De Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet stellen eisen aan het vindbaar, toegankelijk en zorgvuldig bewaren van informatie. Maar ook voor andere organisaties is goed archiefbeheer belangrijk om efficiënt, veilig en overzichtelijk te werken.

Metadata brengt structuur

Metadata zijn kenmerken die extra informatie over een document geven, zoals het documenttype, de datum, afdeling, eigenaar, status en bewaartermijn.

‍

Met behulp van AI kunnen documenten automatisch worden geanalyseerd en van metadata worden voorzien. Zo kun je documenten classificeren, dubbele bestanden herkennen, relevante informatie sneller terugvinden en verouderde documenten signaleren.

‍

Medewerkers hoeven daardoor minder tijd te besteden aan handmatig sorteren en kunnen zich richten op uitzonderingen en belangrijke beslissingen.

Opschonen met overzicht

Archiefbeheer gaat niet alleen over verwijderen. Het gaat om de juiste beslissing per document. Sommige informatie moet worden bewaard, terwijl andere bestanden dubbel, verouderd of niet meer relevant zijn.

‍

AI helpt je om snel inzicht te krijgen in:

• welke documenten je hebt;
• welke informatie bij elkaar hoort;
• welke bestanden dubbel of verouderd zijn;
• welke documenten bewaard moeten blijven;
• welke acties nodig zijn.

Zo wordt opschonen een gecontroleerd proces in plaats van een grote opruimactie.

Y.digital helpt je organisatie

Bij Y.digital helpen we organisaties om hun documentarchieven inzichtelijker, beter doorzoekbaar en beheersbaar te maken. Onze oplossing analyseert documenten en voorziet ze automatisch van relevante metadata.

‍

Zo krijg je meer grip op je informatie, bespaar je tijd en kun je je archief gericht opschonen.

‍

Wil je weten wat Y.digital voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op. We denken graag mee over een praktische aanpak voor je documenten, metadata en archiefbeheer.