Office Manager
Ben jij de spin in het web die ons Y.clubhouse laat bruisen?
Stel je voor: je komt ’s ochtends binnen in ons gezellige Y.clubhouse in Zeist, groet collega’s uit verschillende landen, zet een idee om het kantoor nét iets soepeler te laten lopen meteen om in actie en voelt de energie van een organisatie die volop in beweging is. Klinkt goed? Dan zou jij zomaar onze nieuwe Office Manager kunnen zijn. Bij Y.digital werk je niet “achter de schermen” maar bén jij het hart van ons team. Jij zorgt ervoor dat alles klopt, creëert rust en structuur in een snelgroeiende, dynamische omgeving.
Over ons
Van intelligente selfservice tot agent assist en AI Search: we ontwerpen en ontwikkelen toepassingen die medewerkers en klanten op een betrouwbare wijze ondersteunen in hun dagelijkse taken. Onze focus ligt op organisaties die te maken hebben met veel complexiteit, bijvoorbeeld door wet- en regelgeving en/of grote hoeveelheden (on)gestructureerde data. Denk aan de publieke sector, financiële sector en kennisinstituten. We focussen op betrouwbare, herleidbare en transparante technologie, met aandacht voor ethiek, privacy en impact. Met de Y.academy en het Y.research lab investeren we daarnaast continu in kennis en innovatie.
De rol
De rol is nieuw en daarmee geeft het jou de gelegenheid om er mede invulling aan te geven. Het takenpakket ziet er als volgt uit:
Kantoorbeheer & facilitaire ondersteuning
- Jij bent hét eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers en telefonische vragen.
- Je zorgt dat het kantoor tiptop in orde is: van kantoorbenodigdheden tot lunch (incl. boodschappen en vaatwasser).
People & cultuur
- Je bewaakt dat de onboarding van nieuwe medewerkers goed verloopt en houdt onze onboarding-wiki en employee handbook up-to-date.
- Je draagt actief bij aan een warme, gezellige en professionele werksfeer (verjaardagen, jubilea e.d.).
Vergader- & kwaliteitsondersteuning
- Je bereidt MT-vergaderingen voor, notuleert, en bewaakt actiepunten en besluiten.
- Je helpt processen soepel te laten verlopen en bewaakt de structuur.
Academy & administratie
- Je ondersteunt de planning, communicatie en inschrijvingen van de Y.academy.
Marketing & events
- Je helpt bij de organisatie van interne en externe events en bent verantwoordelijk voor het beheer van relatiegeschenken.
- Je biedt ondersteuning aan sales, bijvoorbeeld door beheer/opschoning van data in Hubspot, ons het sales systeem.
Jouw profiel
Wie jij bent
Je krijgt er energie van om dingen te regelen, organiseren en om mensen blij te maken. Je ziet wat er nodig is, vaak nog voordat iemand het vraagt. En je houdt ervan om een plek te creëren waar mensen graag werken.
- Je bent positief, servicegericht en een geboren organisator, maar kunt ook assertief zijn als dat nodig is.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd, kunt makkelijk schakelen tussen verschillende taken en pakt zelfstandig en proactief taken op.
- Je communiceert makkelijk — in zowel Nederlands als Engels.
- Je denkt actief mee over hoe dingen nóg beter kunnen (bijv. onboarding, processen, structuur).
Wat jij meebrengt
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
- Je kunt goed overweg met digitale systemen, zoals Office365.
- Je hebt een hbo-opleiding in een relevante richting (bijvoorbeeld marketing of communicatie).
- Je interesseert je voor de mogelijkheden van AI en wilt ze graag verder ontdekken – je hoeft er zeker geen expert in te zijn.
Wat we bieden
- Een uitdagende rol voor 3 dagen per week – de rol vereist fysieke aanwezigheid op kantoor. De voorkeursdagen zijn maandag, woensdag en vrijdag.
- Een inspirerend Y.clubhouse in de bossen van Zeist, op loopafstand van station Driebergen-Zeist.
- Een afwisselende rol met veel ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke groei.
- Een enthousiast, internationaal team.
- Een leertraject dat écht wordt afgestemd op jouw ambities.
- Een goede pensioenregeling.
- Een marktconform salaris afhankelijk van opleiding en ervaring (€ 2.700 - € 3.300 bij een fulltime contract)
Wil je werken op een plek waar jouw werk direct impact heeft op de cultuur, organisatie en het team? Waar je elke dag mensen blij maakt — én jezelf blijft ontwikkelen? Dan ontmoeten we je graag. Stuur dan je motivatie en cv aan onze CCO Carla Verwijmeren: carla@y.digital.
Acquisitie door bemiddelingsbureaus of derden wordt niet in behandeling genomen, wij werven voor deze vacature uitsluitend rechtstreeks.
.png)